Регламент, правила внутрішнього розпорядку

                                                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО                                                                                                                                                                             Наказ директора                                                                                                                                                                           Державного  архіву Полтавської області                                                                                                                                       05.09.2016  № 39       

    РЕГЛАМЕНТ

Державного архіву Полтавської області

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Цей Регламент, розроблений відповідно до  постанови Кабінету Міністрів України від 22 липня  2016 р. № 465 „Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких актів Кабінету Міністрів України”, Регламенту Полтавської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови Полтавської обласної державної адміністрації від 16 квітня 2002 року № 123 ( із змінами від 26 серпня 2016 р. № 373 „Про внесення змін до розпорядження голови  обласної державної адміністрації від 16 квітня 2002 № 123), Регламенту Державного комітету архівів України, затвердженого наказом Голови Державного комітету архівів України від 22.11.2007 № 171, встановлює порядок організації діяльності Державного архіву Полтавської області (далі – державний архів), пов’язаної із здійсненням його повноважень.

1.2. Державний архів спрямовує свою діяльність на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України і постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, наказів Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів), розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації  та інших актів законодавства.

1.3. Директор державного архіву в межах своїх повноважень на основі та на виконання актів законодавства видає накази, організовує і контролює їх виконання, а в разі потреби видає разом з іншими органами виконавчої влади спільні розпорядчі акти.

1.4. Діяльність державного архіву є відкритою та прозорою, що забезпечується шляхом розміщення інформації про неї на веб-сайті обласної державної адміністрації, на веб-сайті державного архіву, публікацій у засобах масової інформації, трансляції по місцевому радіо і телебаченню виступів керівництва державного архіву.

2ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ

2.1. Організаційні засади діяльності

2.1.1. Організаційні засади діяльності державного архіву визначені у Положенні, яке затверджується головою обласної державної адміністрації.

2.1.2. Розподіл обов’язків між директором та його заступниками затверджується наказом директора державного архіву, яким визначається перелік закріплених обов’язків, що випливають з покладених на державний архів завдань та функцій та перелік структурних підрозділів, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється керівництвом.

2.1.3. Структуру державного архіву затверджує голова Полтавської обласної державної адміністрації за пропозицією директора державного архіву.

2.1.4. Робота державного архіву є відкритою і гласною, за винятком питань, що становлять державну таємницю і службову інформацію.

2.1.5. Питання, що стосуються режимно-секретної діяльності, вирішуються відповідно до вимог Закону України „Про державну таємницю”, Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939, та інших нормативно-правових актів з питань забезпечення режиму секретності.

2.2. Планування роботи

2.2.1. Робота державного архіву проводиться відповідно до річних форм планово-звітної документації, які затверджуються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та супроводжуються пояснювальними записками, а також відповідно до Регламенту обласної державної адміністрації, який затверджується розпорядженням голови обласної державної адміністрації.

2.2.2.  Планування роботи державного архіву здійснюється самостійно на основі аналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвитку архівної справи і діловодства та програм за окремими напрямами діяльності, виходячи з наявних та прогностичних фінансових, матеріальних і трудових ресурсів з урахуванням рекомендацій і доручень органів вищого рівня.

2.2.3. Відповідно до Регламенту обласної державної адміністрації робота державного архіву проводиться за квартальними та місячними планами, що затверджуються заступником голови-керівником апарату (згідно із розподілом функціональних обов’язків) обласної державної адміністрації.

До планів роботи державного архіву включаються:

-  актуальні питання, пов’язані із здійсненням заходів щодо архівної справи;

- перелік актів законодавства, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, наказів Голови Державної архівної служби України, наказів директора державного архіву, хід виконання яких розглядатиметься у порядку контролю;

- основні організаційно-масові заходи, проведення яких забезпечується державним архівом або за його участю;

Плани повинні містити питання:

- підбиття підсумків діяльності державного архіву за квартал, місяць з   визначенням основних напрямів подальшої роботи;

- обґрунтування необхідності здійснення запланованого заходу;

- виконання актів законодавства, розпоряджень голови обласної державної адміністрації;

-  визначення відповідальних за здійснення запланованих заходів, а також  терміни їх виконання.

2.2.4. Планово-звітна документація розробляються структурними підрозділами державного архіву та узагальнюється відділом організаційної та кадрової роботи.

2.2.5. Структурні підрозділи державного архіву провадять свою діяльність відповідно до затверджених директором планів. Відповідно до Регламенту обласної державної адміністрації складаються квартальні та місячні плани роботи, що затверджуються директором державного архіву або його заступниками  (відповідно до розподілу функціональних обов’язків).

2.3. Колегіальні, консультативні  та інші органи

2.3.1. Державний архів для забезпечення здійснення своїх повноважень створює колегіальні, консультативні, постійно діючі та тимчасові ради, комісії тощо. Рішення про утворення зазначених органів приймає директор.

2.3.2. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції державного архіву, та обговорення найважливіших напрямів його діяльності утворюється колегія, порядок її діяльності визначається Положенням, яке затверджується директором архіву. Склад колегії затверджується головою обласної державної адміністрації за поданням директора державного архіву.

2.3.3. Для розгляду питань організації, визначення основних напрямків та оцінки результатів науково-дослідної і методичної роботи створюється Науково-методична рада, порядок її діяльності визначається Положенням, яке затверджується директором державного архіву.

2.3.4. Для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесених до Національного архівного фонду, здійснення організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій архівних відділів районних державних адміністрацій, міських рад тощо, утворюється експертно-перевірна комісія, порядок її діяльності визначається Положенням, яке затверджується директором державного архіву.

2.3.5. Кількісний і персональний склад науково-методичної ради, експертно-перевірної комісії визначається директором державного архіву.

2.4. Управління персоналом та проходження державної служби

2.4.1. Загальні положення

2.4.1.1. Кадрова  робота  у державному  архіві  проводиться відкрито і спрямовується на всебічне вивчення та врахування можливостей працівників. найбільш повне застосування їх здібностей, розвиток ініціативності, створення атмосфери заінтересованості у професійному зростанні.

2.4.1.2. Організація кадрової роботи у державному архіві здійснюється згідно з затвердженим директором державного архіву річним планом, який передбачає здійснення заходів з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, а також з інших питань управління персоналом.

2.4.1.3. Забезпечення реалізації державної політики у сфері державної служби та з питань управління персоналом покладено на заступника начальника відділу організаційної та кадрової роботи.

2.4.1.4. Прийняття на державну службу до державного архіву та звільнення з державної служби здійснюється в порядку, встановленому законодавством про державну службу.

2.4.1.5.Прийняття працівників на роботу до державного архіву на посади, що не віднесені до категорії посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюються відповідно до  законодавства.

2.4.1.6. Порядок надання відпусток працівникам регламентується Законами України „Про відпустки” , „Про державну службу” та Колективним договором між адміністрацією державного архіву і профспілковим комітетом державного архіву.

2.4.1.7. Щорічна відпустка надається директору державного архіву на підставі заяви, погодженої з керівництвом обласної державної адміністрації.

2.4.1.8. Для визначення якості виконання поставлених завдань та з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування кар’єри державних службовців, виявлення потреби у професійному навчанні результати їх службової діяльності щороку підлягають оцінюванню в порядку, встановленому законодавством про державну службу.

2.4.1.9. З метою підвищення ефективності діяльності працівників, посади яких не віднесені до посад державних службовців, та відповідальності за доручену справу відповідно до нормативних актів один раз на три роки у державному архіві проводиться їх атестація, під час якої оцінюється професійний рівень працівників, відповідність кваліфікаційним вимогам і посадовим обов’язкам визначених типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад і відображених у посадових (робочих) інструкціях.

2.4.1.10. З метою заохочення працівників державного архіву та архівних установ області, які виконують сумлінно свої посадові обов’язки, проявляють високий професіоналізм, вносять вагомий внесок у розвиток архівної справи в області державного архів розглядає і вносить пропозиції щодо кандидатів для нагородження державними нагородами, нагородами органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування.

2.4.2. Професійне навчання персоналу

2.4.2.1. Підвищення кваліфікації кадрів державного архіву здійснюється  з метою формування високопрофесійного кадрового потенціалу органу відповідно до діючих нормативних актів.

2.4.2.2. Організацію та координацію процесу перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу здійснює відділ організаційної та кадрової роботи.

2.4.2.3. Підвищення кваліфікації здійснюється відповідно до річного плану, затвердженого директором державного архіву, з урахування вимог чинного законодавства, рекомендацій обласної державної адміністрації та Укрдержархіву.

2.4.2.4. У державному архіві щоквартально проводяться внутрішні навчання з питань архівної справи та діловодства, законодавства про державну службу, трудового та антикорупційного законодавства. План навчань затверджується директором державного архіву.

2.4.3. Розпорядок та внутрішній режим роботи

2.4.3.1. Розпорядок та внутрішній режим роботи регламентуються Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Правилами  внутрішнього службового розпорядку державного архіву та Колективним договором.

2.4.3.2. Перебування працівників структурних підрозділів державного архіву із службових питань у робочий час за межами архівних приміщень погоджується з керівниками відповідних структурних підрозділів та заступниками директора державного архіву (відповідно до розподілу функціональних обов’язків).

2.4.3.3. Керівники структурних підрозділів державного архіву повідомляють про свою відсутність за службовою необхідністю у робочий час керівництво державного архіву (відповідно до розподілу функціональних обов’язків).

2.4.4. Пропускний режим

2.4.4.1. З метою забезпечення належного контролю за доступом до приміщень, уникнення несанкціонованого доступу та перебування у службових приміщеннях державного архіву сторонніх осіб, запобігання передумов для будь-яких надзвичайних подій, а також забезпечення неухильного дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку та зміцнення службової дисципліни, посилення режиму охорони  приміщень та дотримання вимог щодо забезпечення збереженості документів, наказом директора державного архіву затверджується Порядок доступу до приміщень і на територію державного архіву, який підлягає в установленому порядку реєстрації у Головному територіальному управлінні юстиції у Полтавській області.

2.4.4.2. Документом, що дає право працівнику на вхід до приміщень державного архіву, є службове посвідчення, видане в установленому порядку.

3. НОРМОТВОРЧА ДІЯЛЬНІСТЬ

3.1. Нормотворча діяльність державного архіву провадиться на основі та на виконання Конституції України та законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України, наказів Укрдержархіву, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, рішень обласної ради.

3.2. Підготовка та внесення на розгляд обласної державної адміністрації проектів нормативно-правових актів здійснюється у порядку, встановленому Регламентом обласної державної адміністрації.

3.3. Розроблення проекту нормативно-правового акта у державному  архіві покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції.

3.4. Для розроблення проекту нормативно-правового акта може утворюватися за наказом директора державного архіву робоча група.

3.5. У процесі розроблення проекту нормативно-правового акта:

- проводиться аналіз стану справ у відповідній сфері правового регулювання та причин, що обумовлюють необхідність підготовки проекту;

- визначається предмет правового регулювання, механізм вирішення питання, що потребує врегулювання;

- перевіряється його відповідність актам законодавства вищої юридичної сили;

- забезпечується погодження проекту з іншими заінтересованими органами виконавчої влади та у разі потреби вносяться необхідні поправки;

- вживаються заходи до  усунення розбіжностей, зокрема організовується та проводиться за участю заінтересованих органів виконавчої влади, які мають

зауваження до проекту, детальне обговорення шляхів вирішення спірних питань.

3.6. Проект нормативно-правового акта перед поданням на розгляд директору державного архіву обов’язково узгоджується з усіма заінтересованими структурними підрозділами, заступником директора  державного архіву  (відповідно до розподілу функціональних обов’язків).

3.7. Нормативно-правові акти державного архіву, що стосуються прав, свобод та законних інтересів громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають в установленому порядку реєстрації у Головному управлінні юстиції у Полтавській області.

4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

4.1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства державного архіву, затвердженої наказом директора та розробленої згідно з чинними нормативно-правовими актами. 

4.2. Порядок організації роботи з документами, які містять службову інформацію, що є власністю держави, визначається законодавством.

4.3. Організація діловодства у державному архіві покладається на директора.

4.4. З метою забезпечення своєчасного та на належному рівні виконання

документів у державному архіві здійснюється контроль у порядку, передбаченому чинними нормативно правовими актами.

5. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ НАРАД

5.1. З метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень державного архіву, проводяться апаратні наради. Порядок підготовки та проведення апаратних нарад затверджується директором державного архіву.

5.2. Апаратні наради проводяться два рази на місяць директором  державного архіву, а в разі його відсутності – заступниками директора (відповідно до розподілу функціональних обов’язків).

5.3. Щоквартальні плани проведення апаратних нарад складаються на підставі пропозицій заступників директора державного архіву, керівників структурних підрозділів, погоджуються та затверджується директором державного архіву.

5.4. Хід проведення апаратної наради оформляється не пізніше ніж у триденний термін  протоколом. Протокол підписують головуючий і секретар, а прийняті доручення доводяться до відома учасників апаратної наради.

5.5. Організацію проведення апаратних нарад та контроль за виконанням доручень, даних на нарадах здійснює відділ організаційної та кадрової роботи.

6. ВЗАЄМОДІЯ АРХІВУ З ІНШИМИ ОРГАНАМИ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ ТА ОРГАНАМИ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

6.1. Під час здійснення своїх повноважень державний архів взаємодіє з іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

6.2. Працівники державного архіву мають право на відвідування архівних підрозділів і служб діловодства органів державної лади, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів відповідно до архівного законодавства.

7. ВЗАЄМОДІЯ ІЗ ЗАСОБАМИ МАСОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ ТА ГРОМАДСЬКІСТЮ

7.1. З метою організації ефективної взаємодії між державним архівом, засобами масової інформації та об’єднаннями громадян державний архів забезпечує:

- інформування громадськості про діяльність державного архіву шляхом розміщення в засобах масової інформації статей, інтерв’ю, коментарів, підготовки теле- і радіопередач, виготовлення та розповсюдження інформаційно-презентаційної продукції про діяльність державного архіву;

- розміщення інформації про діяльність на веб-сайті державного архіву;

- проведення моніторингу повідомлень у засобах масової інформації стосовно своєї діяльності та реагування на критичні зауваження;

- організацію та проведення роз’яснень цілей, змісту і порядку реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства.

7.2. Забезпечення взаємодії між державним архівом  із засобами масової інформації та об’єднаннями громадян покладено на відділ інформації та використання документів.

8. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ІЗ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН

8.1. Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється відповідно до Закону України „Про звернення громадян” та інших актів законодавства. За зверненнями громадян ведеться в установленому порядку окреме діловодство.

8.2. Розгляд звернень громадян, що надійшли на адресу державного архіву здійснюється безпосередньо директором (чи особою, яка виконує його обов’язки) і передається на виконання до структурних підрозділів в залежності від тематики запиту. Ведення окремого діловодства за зверненнями громадян, здійснення контролю за дотриманням порядку і строків розгляду та вирішення питань, порушених у зверненнях громадян; внесення пропозицій і вживання заходів до поліпшення організації роботи із зверненнями громадян, вирішення порушених у них питань покладено на заступника директора-начальника відділу інформації та використання документів.

8.3. Особистий прийом громадян проводять директор, його заступники, згідно з графіком, затвердженим наказом  директора державного архіву.

8.4. Працівники відділу інформації та використання документів здійснюють щоденний прийом громадян у столах довідок (корпуси №№ 1,2).

8.5. У  державному архіві постійно діє  телефонна  „гаряча” лінія.

8.6. З метою покращення роботи із зверненнями громадян державний архів  проводить моніторинг звернень соціально-правового характеру.

 

ПРАВИЛА 
внутрішнього службового розпорядку

Державного архіву Полтавської області

 

І. Загальні положення

  1. Ці Правила визначають загальні положення щодо організації внутрішнього службового розпорядку Державного архіву Полтавської області (далі – державний архів), режим роботи, умови перебування державного службовця в державному архіву та забезпечення раціонального використання його робочого часу.
  2. Службова дисципліна в державному архіві ґрунтується на засадах сумлінного та професійного виконання державним службовцем своїх обов’язків, створення належних умов для ефективної роботи, їх матеріально-технічного забезпечення, заохочення за результатами роботи.
  3. Правила внутрішнього службового розпорядку в державному архіві затверджуються загальними зборами державних службовців державного архіву за поданням директора державного архіву (особи, яка виконує його обов’язки), і профспілкового комітету первинної профспілкової організації Державного архіву Полтавської області професійної спілки працівників державних установ України (далі – профспілковий комітет первинної профспілкової організації державного архіву) на основі Типових правил внутрішнього службового розпорядку, затверджених наказом Національного агентства України з питань державної служби від 03.03.2016 № 50.
  4. Правила внутрішнього службового розпорядку державного архіву доводяться до відома всіх державних службовців, які працюють у державному архіві, під підпис.

ІІ. Загальні правила етичної поведінки в державному архіві

  1. Державні службовці повинні дотримуватись вимог етичної поведінки.
  2. Державні службовці у своїй роботі повинні дотримуватись принципів професійності, принциповості та доброзичливості, дбати про свою професійну честь і гідність.
  3. Державні службовці повинні уникати нецензурної лексики, не допускати підвищеної інтонації під час спілкування. Неприпустимими є прояви зверхності, зневажливого ставлення до колег та громадян.
  4. Державні службовці під час виконання своїх посадових обов’язків повинні дотримуватися взаємоповаги, ділового стилю спілкування, виявляти принциповість і витримку.

ІІІ. Робочий час і час відпочинку державного службовця

  1. Тривалість робочого часу державного службовця становить 40 годин на тиждень.
  2. У державному архіві встановлюється п’ятиденний робочий тиждень із тривалістю роботи по днях: понеділок, вівторок, середа, четвер – по 8 годин 15 хвилин, п’ятниця – 7 годин; вихідні дні – субота і неділя.
  3. Тривалість перерви для відпочинку і харчування становить 1 годину – з 12.00 до 13.00. Перерва не включається в робочий час, і державний службовець може використовувати її на свій розсуд. На цей час він може відлучатися з місця роботи.

Працівники також мають право на короткотермінові перерви санітарно-гігієнічного призначення.

  1. Напередодні святкових та неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.
  2. Працівникам забороняється відволікати державного службовця від виконання його посадових обов’язків.
  3. Облік робочого часу у державному архіві здійснюється у табелі обліку робочого часу.

Початок та закінчення робочого дня фіксується працівником у журналі реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників.

  1. Вихід державного службовця за межі адміністративної будівлі державного архіву у робочий час зі службових питань відбувається з відома його безпосереднього керівника.

 ІV. Порядок повідомлення державним службовцем про свою відсутність

  1. Державний службовець повідомляє свого безпосереднього керівника про свою відсутність на роботі у письмовій формі, засобами телефонного зв’язку або іншим доступним способом.
  2. У разі недотримання державним службовцем вимог пункту 1 цього розділу складається акт про відсутність державного службовця на робочому місці.
  3. У разі ненадання державним службовцем доказів поважності причини своєї відсутності на роботі він повинен подати письмові пояснення на ім’я директора державного архіву (особи, яка виконує його обов’язки) щодо причин своєї відсутності.

V. Перебування державного службовця в державному архіві у вихідні, святкові, неробочі дні та після закінчення робочого часу.

  1. Для виконання невідкладних завдань державний службовець може залучатись до роботи понад установлену тривалість робочого дня за наказом директора державного архіву (особи, яка виконує його обов’язки), про який повідомляється профспілковий комітет первинної профспілкової організації державного архіву, в тому числі у вихідні, святкові, неробочі дні,  а також у нічний час з компенсацією за роботу відповідно до законодавства.

Тривалість роботи понад установлену тривалість робочого дня, а також у вихідні, святкові та неробочі дні, у нічний час для кожного державного службовця не повинна перевищувати чотири години протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік.

  1. Директор державного архіву (особа, яка виконує його обов’язки) за потреби може залучати державних службовців державного архіву до чергування після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові і неробочі дні.

Чергування державного службовця після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові і неробочі дні здійснюється згідно з графіком, який розробляється відділом організаційної та кадрової роботи і затверджується директором державного архіву (особою, яка виконує його обов’язки) за погодженням профспілкового комітету первинної профспілкової організації державного архіву.

  1. У графіку чергування зазначаються: завдання, яке потребує виконання, відповідальний державний службовець, його посада, місце, дата та строк чергування.
  2. У разі залучення до чергування після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові і неробочі дні державного службовця, якого не включено до графіка, наступного робочого дня після чергування відповідна інформація подається відділом організаційної та кадрової роботи директору державного архіву (особі, яка виконує його обов’язки) для внесення в установленому порядку відповідних змін до такого графіка.
  3. У разі залучення державного службовця до роботи понад установлену тривалість робочого дня у державному архіві запроваджується підсумований облік робочого часу з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала норми тривалості робочого часу.

За роботу в зазначені дні (час) державним службовцям протягом місяця надаються відповідні дні відпочинку за заявами державних   службовців.

  1. Забороняється залучати до роботи понад установлену тривалість робочого дня, а також у вихідні, святкові та неробочі дні, у нічний час вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років. Жінки, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дитину-інваліда, можуть залучатися до надурочних робіт лише за їхньою згодою. Залучення інвалідів до надурочних робіт можливе лише за їхньою згодою і за умови, що це не суперечить медичним рекомендаціям.

VІ. Порядок доведення до відома державного службовця нормативно-правових актів, наказів, доручень та розпоряджень зі службових питань

  1. Нормативно-правові акти, накази, доручення, розпорядження зі службових питань доводяться до відома державних службовців шляхом ознайомлення у паперовій формі з підтвердженням такого ознайомлення.

Підтвердженням є підпис державного службовця (у тому числі як відповідального виконавця) на документі.

  1. Нормативно-правові акти, які підлягають офіційному оприлюдненню, доводяться до відома державного службовця шляхом їх оприлюднення в офіційних друкованих виданнях, а також шляхом розміщення на офіційних веб-сайті Полтавської обласної державної адміністрації та на власному сайті державного архіву.

VІІ. Дотримання загальних інструкцій з охорони праці  та протипожежної безпеки

  1. Директор державного архіву (особа, яка виконує його обов’язки) зобов’язаний забезпечити безпечні умови праці, належний стан засобів протипожежної безпеки, санітарії і гігієни праці.

Інструктування з охорони праці та протипожежної безпеки має здійснювати особа, на яку директором державного архіву (особою, яка виконує його обов’язки) покладені відповідні функції в державному архіві.

  1. Державний службовець повинен дотримуватись правил техніки безпеки, виробничої санітарії і гігієни праці, протипожежної безпеки.
  2. Умови праці на робочому місці, стан засобів колективного та індивідуального захисту, що використовуються державним службовцем, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам нормативно-правових актів з охорони праці.
  3. За стан пожежної безпеки та дотримання інструкцій з охорони праці в державному архіві відповідає директор державного архіву (особа, яка виконує його обов’язки) та визначена ним відповідальна особа, на яку покладено такий обов’язок.

VIІI. Порядок прийняття та передачі діловодства (справ) і майна державним службовцем

  1. Державний службовець зобов’язаний до звільнення з посади чи переведення на іншу посаду передати справи і довірене у зв’язку з виконанням посадових обов’язків майно уповноваженій особі – безпосередньому керівнику. Уповноважена особа зобов’язана прийняти справи і майно.
  2. Факт передачі справ і майна засвідчується актом, який складається у двох примірниках і підписується уповноваженою особою, працівником з питань персоналу державного архіву та державним службовцем, який звільняється.

Один примірник акта видається державному службовцю, який звільняється чи переводиться на іншу посаду, інший примірник долучається до особової справи цього державного службовця.

ІХ. Прикінцеві положення

  1. Недотримання вимог правил внутрішнього службового розпорядку є підставою для притягнення державного службовця до відповідальності у порядку, передбаченому чинним законодавством.
  2. Питання, пов’язані із застосуванням правил внутрішнього службового розпорядку, вирішуються директором державного архіву (особою, яка виконує його обов’язки), а у випадках, передбачених чинним законодавством, – спільно або за згодою з профспілковим комітетом первинної профспілкової організації державного архіву.

 

ПРАВИЛА

внутрішнього трудового розпорядку для працівників
Державного архіву Полтавської області

 

1. Загальні положення

1.1.  Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Державного архіву Полтавської області (далі - державний архів) розроблені відповідно до статті 112 Кодексу законів про працю України і є основним актом, що регулює умови праці та внутрішній трудовий розпорядок в державному архіві, а також порядок і умови застосування заходів заохочення за успіхи в роботі та стягнення за порушення трудової дисципліни до працівників державного архіву.

Дисципліна праці - це не тільки неухильне дотримання Правил внутрішнього трудового розпорядку, але й свідоме, творче ставлення до праці, забезпечення її високої якості, раціональне використання робочого часу.

Трудова дисципліна забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної праці, ґрунтується на свідомому і добросовісному ставленні до праці, методах переконання, а також заохочення за сумлінну працю.

1.2.  Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Державного архіву Полтавської області (далі - Правила внутрішнього трудового розпорядку) мають на меті зміцнення трудової дисципліни, організації праці на науковій основі, раціонального використання робочого часу, забезпечення чіткої організації праці, підвищення її продуктивності та ефективності.

1.3.  Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються зборами трудового колективу за поданням директора державного архіву та профспілкового комітету первинної профспілкової організації Державного архіву Полтавської області професійної спілки працівників державних установ України (далі – профспілковий комітет первинної профспілкової організації державного архіву), розробленими відповідно до вимог законодавства про працю і є обов’язковими для виконання.

1.4.   Питання, пов’язані із застосуванням Правил внутрішнього трудового розпорядку, вирішуються директором державного архіву (особою, яка виконує його обов’язки),  в межах наданих прав, а у випадках, передбачених чинним законодавством та Правилами внутрішнього трудового розпорядку, спільно або за погодженням з профспілковим комітетом. Ці питання вирішуються трудовим колективом у відповідності до його повноважень.

2. Порядок прийняття та звільнення працівників

2.1. Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної праці шляхом укладення трудового договору з одним або одночасно кількома  роботодавцями, якщо інше не передбачене законодавством, Колективним договором або угодою сторін. Сумісництвом вважається виконання працівником, окрім основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час у державному архіві або в іншій установі.

2.2. При прийнятті на роботу на вакантну посаду згідно із штатним розписом громадянин зобов’язаний подати:

-   заяву про прийняття на роботу;

-   паспорт;

-   трудову книжку, оформлену в установленому порядку (за наявності);

-   військовий квиток (за наявності);

-   довідку про присвоєння ідентифікаційного номера тощо.

Прийняття на роботу без подання зазначених документів не допускається.

При прийнятті на роботу, яка вимагає спеціальних знань, подається диплом або інший документ про здобуту освіту або професійну підготовку в навчальних закладах відповідних рівнів акредитації.

2.3.  Директор державного архіву (особа, яка виконує його обов’язки) подає голові Полтавської обласної державної адміністрації пропозиції щодо прийняття на роботу працівників державного архіву у порядку, передбаченому законодавством про працю.

2.4.  Прийняття на роботу працівника державного архіву оформляється розпорядженням голови Полтавської обласної державної адміністрації, відповідно до якого видається наказ директора державного архіву (особи, яка виконує його обов’язки) щодо початку виконання працівником обов’язків за посадою, з яким він ознайомлюється під розпис.

2.5.  Прийняття на роботу працівника відділу відомчих архівів,комплектування та експертизи цінності документів, що утримується за рахунок спецкоштів, державного архіву оформляється наказом директора державного архіву (особою, яка виконує його обов’язки), з яким ознайомлюється працівник під розпис.

2.6.  На працівника, який працює в державному архіві понад п’яти днів, оформлюється трудова книжка або заноситься запис до існуючої трудової книжки. На особу, яка працює за сумісництвом, трудова книжка ведеться тільки за місцем основної роботи.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться відповідальною особою за кадрову роботу, після видання розпорядчого документа, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення -у день звільнення і повинні точно відповідати текстові розпорядчого документа. Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться.

2.7. До початку роботи за укладеним трудовим договором адміністрація зобов’язана:

-   ознайомити працівника під розпис з його посадовою (робочою) інструкцією;

-   ознайомити працівника із Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

-   визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідним обладнанням, канцелярським та іншим приладдям;

-  проінструктувати працівника з техніки безпеки, про виробничу санітарію, протипожежну охорону та інші правила з охорони праці тощо.

2.8. Припинення дії трудового договору може мати місце тільки з підстав, передбачених законами України.

2.9. За ініціативою працівника трудові відносини припиняються згідно зі статтями 38 та 39 Кодексу законів про працю України.

2.10. Припинення дії трудового договору за ініціативою власника може мати місце з підстав, передбачених статтями 40 та 41 Кодексу законів про працю України. Припинення трудових відносин з ініціативи власника не допускається без попередньої згоди профспілкового комітету, за виключенням
випадків, передбачених чинним законодавством України.

2.11. Дію трудового договору може бути припинено також за умов, передбачених пунктами 1, 2, 3, 5, 6, 7, 71 статті 36 Кодексу законів про праці України.

2.12. Директор державного архіву подає голові Полтавської обласної державної адміністрації (особа, яка виконує його обов’язки) пропозиції щодо звільнення з роботи працівників у порядку, передбаченому законодавством про працю.

2.13. Припинення трудового договору оформляється розпорядженням голови Полтавської обласної державної адміністрації, відповідно до якого видається наказ директора державного архіву щодо припинення працівником роботи та проведення остаточного розрахунку. З наказом працівник ознайомлюється під розпис.

2.14. Звільнення з роботи працівника відділу відомчих архівів, комплектування та експертизи цінності документів, що утримується за рахунок спецкоштів, державного архіву оформляється наказом директора державного архіву (особи, яка виконує його обов’язки), з яким працівник ознайомлюється під розпис.

2.15. У день звільнення адміністрація зобов’язана видати працівникові його трудову книжку з внесеним до неї записом про звільнення та провести з ним повний розрахунок.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні робитися у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт Кодексу законів про працю України.

День звільнення вважається останнім днем роботи.

2.16. Працівник зобов’язаний до звільнення з посади чи переведення на іншу посаду передати справи і довірене у зв’язку з виконанням посадових обов’язків майно уповноваженій особі – безпосередньому керівнику. Уповноважена особа зобов’язана прийняти справи і майно.

Факт передачі справ і майна засвідчується актом, який складається у необхідній кількості примірників і підписується членами комісії, уповноваженою особою та працівником, який звільняється.

Один примірник акта видається працівнику, який звільняється чи переводиться на іншу посаду.

З.Основні обов’язки працівників

3.1.  Працівники державного архіву зобов’язані:

- дотримуватись вимог законодавства з питань архівної справи та діловодства, Правил внутрішнього трудового розпорядку;

- працювати чесно та сумлінно, дотримуватись трудової дисципліни, своєчасно та якісно виконувати покладені на них завдання та обов’язки, доручення керівництва державного архіву, безпосереднього керівника, раціонально використовувати робочий час, працювати високопродуктивно, не заважати іншим працівникам виконувати їхні обов’язки;

- постійно спрямовувати свою діяльність на удосконалення свої роботи на основі конструктивного вирішення питань, що належать до його повноважень;

- не залишати своє робоче місце для вирішення робочих питань або за інших обставин тільки з дозволу керівника структурного підрозділу;

- дотримуватися вимог з охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної безпеки, передбачених відповідними правилами та інструкціями, працювати у виданому спецодязі, користуватися необхідними засобами індивідуального захисту;

- вживати заходів щодо негайного усунення причин та умов, що перешкоджають роботі або ускладнюють її, і негайно повідомляти про подію керівництво державного архіву;

-  утримувати своє робоче місце в чистоті, обладнання - у справному стані, а також дотримуватись чистоти в корпусах № 1 та № 2 державного архіву, на його території;

- ефективно використовувати обладнання, бережно ставитися до інструменту, спецодягу та іншим речам, виданим у використання, економно та раціонально використовувати сировину, матеріали, енергію, воду, тепло та інші матеріальні ресурси;

- відповідально ставитися до збереження матеріальних цінностей, які є в робочому приміщенні (відповідно до опису), та не передавати їх без дозволу директора державного архіву (особи, яка виконує його обов’язки) та відповідального за збереження матеріальних цінностей в інші приміщення;

- вести себе порядно та гідно; не допускати дій і вчинків, що можуть зашкодити інтересам державного архіву чи негативно вплинути на репутацію працівника;

- дотримуватись правил етичної поведінки, виявляти повагу до колег та споживачів послуг державного архіву;

- не розголошувати інформацію, яка стала відома працівнику під час виконання своїх обов’язків і може завдати  іміджу державного архіву та установі, у якій перебувають працівники державного архіву;

- наприкінці робочого дня вимкнути електричне освітлення, закрити вікна, двері робочої кімнати, після опечатування здати ключі від робочого приміщення під охорону черговому Управління поліції охорони в Полтавській області  Національної поліції України.

3.2. Коло завдань та обов’язків, покладених на працівників державного архіву, визначаються посадовими (робочими) інструкціями, розробленими відповідно до встановлених вимог та затвердженими директором державного архіву (особою, яка виконує його обов’язки).

4. Основні обов’язки адміністрації

4.1.  Адміністрація державного архіву зобов’язана:

- всебічно зміцнювати трудову дисципліну, покращувати умови праці,неухильно дотримуватись законодавства про працю, забезпечувати належне оснащення всіх робочих місць, створювати на них умови відповідно до вимог правил з охорони праці, техніки безпеки, санітарних, гігієнічний норм тощо;

-  правильно організувати працю, щоб кожний працівник працював за своєю спеціальністю, рівнем компетентності, мав закріплене за собою робоче місце, відповідне обладнання, канцелярське та інше приладдя, своєчасно до початку дорученої роботи був ознайомлений з наданим завданням, забезпечити зборові та безпечні умови праці, справний стан інструментів, обладнання, а також нормативні запаси сировини та інших ресурсів, необхідних для безперебійної та ритмічної роботи;

- створювати умови для підвищення продуктивності праці шляхом впровадження наукової організації праці, організації та запровадження передового досвіду; здійснювати заходи з підвищення ефективності праці;

- забезпечувати економне та раціональне використання фонду заробітної плати, фонду преміювання; виплачувати заробітну плату в установлені терміни;

- забезпечувати неухильне дотримання трудової та виробничої дисципліни, здійснюючи організаційну економічну та виховну роботу, спрямовану на зміцнення, уникнення втрати робочого часу, раціональне використання трудових ресурсів; застосування заходів впливу на порушників трудової дисципліни, враховуючи при цьому думку трудового колективу;

- неухильно дотримуватися законодавства про працю та правил охорони праці; покращувати умови праці, забезпечувати технічне оснащення робочих місць та створювати на них умови роботи які відповідають правила з охорони праці;

- застосовувати необхідні заходи з профілактики виробничого травматизму; забезпечувати у відповідності до норм та положень спеціальним одягом та засобами індивідуального захисту;

- контролювати знання та дотримання працівниками всіх вимог інструкцій з техніки безпеки, виробничої санітарії та гігієни праці, протипожежного захисту;

- забезпечувати систематичне підвищення кваліфікації працівників державного архіву; створювати необхідні умови для поєднання праці з навчанням у вищих навчальних закладах;

- сприяти створенню в колективі ділової, творчої обстановки, активно і підтримувати та розвивати ініціативу працівників, своєчасно розглядати критичні зауваження та пропозиції працівників державного архіву та повідомляти їх про прийняті заходи;

-  уважно ставитися до потреб та запитів працівників.

Адміністрація здійснює свої обов’язки у відповідних випадках спільно або за узгодженням з профспілковим комітетом державного архіву, а також з врахуванням повноважень трудового колективу.

5. Робочий час та його використання

5.1. Робочий час - це встановлений законодавством відрізок календарного часу, протягом якого працівник відповідно до Правил внутрішнього розпорядку, графіка роботи або умов трудового договору повинен виконувати покладені на нього обов’язки.

Відповідно до статті 50 Кодексу законів про працю України тривалість робочого часу не може перевищувати 40 годин на тиждень.

5.2. Для працівників державного архіву встановлюється п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями - суботою та неділею.

5.3.  Час початку та закінчення роботи працівників державного архіву:

Початок робочого дня

8.00

Перерив на відпочинок і харчування

12.00-13.00

Кінець робочого дня

17.15

Кінець робочого дня у п’ятницю

16.00

 

5.4. Час перерви для відпочинку і харчування не зараховується до робочого часу і використовується працівником на власний розсуд.

Працівники мають право також на короткотермінові перерви санітарно-гігієнічного призначення.

5.5. При прийнятті працівника на роботу, а також під час дії трудового договору за угодою сторін може встановлюватися неповний робочий час із визначенням тривалості роботи, її розпорядку та оплати пропорційно до відпрацьованого часу.

5.6. Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи працівники зобов’язані за наказом директора державного архіву (особи, яка виконує його обов’язки) з’являтися на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного трудового законодавства.

Вхід працівників державного архіву до установи у неробочий час, у вихідні та святкові дні здійснюється лише з дозволу директора державного архіву (особи, яка виконує його обов’язки).

5.7.  Обліковим періодом при підрахунку обліку робочого часу є місяць.

Облік робочого часу кожного працівника здійснюється за табелем.

Початок та закінчення робочого дня фіксується працівником у журналі реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників.

5.8. Напередодні святкових і неробочих днів тривалість роботи працівників скорочується на одну годину.

5.9. У випадку, коли святковий або неробочий день співпадає з вихідним днем, вихідний день переноситься на наступний після святкового або неробочого.

5.10. Надурочні роботи допускаються тільки у виключних випадках, передбачених чинним законодавством.

5.11.Під час виконання роботи поза межами державного архіву (відрядження, науково-технічне опрацювання документів в установах, організаціях, на підприємствах) працівник працює в режимі, встановленому в установі, до якої його відрядили або в якій він безпосередньо надає послуги.

5.12. Забороняється в робочий час:

-  відволікати працівників державного архіву від їх безпосередньої роботи, викликати або знімати для виконання громадських доручень та проведення заходів, не пов’язаних з діяльністю працівників;

-  скликати збори, засідання та інші заходи у громадських справах.

5.13. Черговість надання щорічних відпусток встановлюється адміністрацією державного архіву за погодженням з профспілковим комітетом з метою необхідності забезпечення нормальному функціонуванню державного архіву та сприятливих умов для відпочинку працівників. Графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома всіх працівників державного архіву.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і адміністрацією, яка зобов’язана письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Графік є обов’язковим для сторін трудового договору. Перенесення відпусток на інший час може мати місце лише у випадках, передбачених законодавством та за згодою сторін.

6. Заохочення за успіхи в роботі

6.1. За зразкове виконання обов’язків, встановлених трудовим договором, ініціативу, тривалу і бездоганну роботу, значні трудові досягнення до працівників можуть застосовуватися заходи заохочення.

6.2. Заохочення застосовуються на підставі сукупної оцінки професійних якостей, результатів роботи, ступеня активності, ініціативності та дисциплінованості працівника.

6.3. Директор державного архіву (особа, яка виконує його обов’язки) подає пропозиції голові Полтавської обласної державної адміністрації та Голові Державної архівної служби України щодо заохочення працівників державного архіву.

6.4. Заохочення оголошуються розпорядчим документом в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників у відповідності з правилами їх ведення.

6.5. За особливі трудові досягнення, трудові заслуги директор державного архіву (особа, яка виконує його обов’язки) разом з профспілковим комітетом первинної профспілкової організації можуть порушити клопотання щодо представлення працівників до державних нагород.

Клопотання про представлення працівників до державних нагород вноситься голові Полтавської обласної державної адміністрації або Голові Державної архівної служби України.

7. Відповідальність працівників за порушення правил

7.1.  Працівник несе відповідальність за порушення трудової дисципліни, в тому числі за:

-  невиконання правил роботи архівних установ;

- невиконання або неналежне виконання з власної вини покладених на нього обов’язків, визначених інструкцією, наказами та Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- невиконання наказів та безпосередніх доручень керівництва державного архіву;

- прогул (у тому числі відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин;

- виконання під час роботи інших (сторонніх) робіт, не передбачених планом та завданнями керівництва;

- появу на роботі в нетверезому стані або стані наркотичного (токсичного) сп’яніння;

- розпивання під час роботи спиртних напоїв;

- вчинення за місцем роботи крадіжок.

7.2. За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один із таких заходів стягнення:

- догана;

- звільнення.

7.3. До застосування дисциплінарного стягнення від порушника трудової дисципліни в обов’язковому порядку вимагається письмове пояснення. У разі відмови працівника дати письмові пояснення складається відповідний акт. Відмова працівника дати пояснення не може бути перешкодою для застосування стягнення.

7.4. Повне або часткове позбавлення премії, зменшення або скасування надбавок та інших заохочувальних виплат може провадитися незалежно від дисциплінарного стягнення на умовах, визначених Колективним договором або положення про преміювання.

Протягом строку дисциплінарного стягнення, якщо стягнення не знято достроково, заходи заохочення до працівника не застосовуються.

7.5. Дисциплінарне стягнення застосовується безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше ніж через місяць з дня його виявлення, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням його у відпустці.

Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше ніж через шість місяців з дня вчинення проступку.

За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення. При обранні виду стягнення повинні враховуватися ступінь тяжкості вчиненого проступку і заподіяна ним шкода, обставини, за яких вчинено проступок, і попередня робота працівника.

Розпорядчий документ про застосування стягнення із зазначенням мотивів цієї дії оголошується працівникові, який підлягає стягненню, під розпис в триденний строк.

У разі відмови працівника від ознайомлення з розпорядчим документом під розпис складається відповідний акт.

7.6. Директор державного архіву (особа, яка виконує його обов’язки) подає голові Полтавської обласної державної адміністрації пропозиції щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників, після чого видається відповідне розпорядження голови Полтавської обласної державної адміністрації.

7.7. Директором державного архіву (особою, яка виконує його обов’язки) видається наказ про застосування дисциплінарного стягнення до працівника відділу відомчих архівів, комплектування та експертизи цінності документів, що утримується за рахунок спецкоштів, державного архіву.

7.8 Дисциплінарні стягнення є чинними протягом року з дня їх застосування.

Якщо протягом року з дня накладання дисциплінарного стягнення працівника не буде піддано новому дисциплінарному стягненню, то він вважається таким, що не має дисциплінарного стягнення.

7.9. Право зняття дисциплінарного стягнення належить керівникові, що його застосував.

Керівник, що застосував до працівника дисциплінарне стягнення, або керівник вищого рівня може зняти стягнення до закінчення одного року від дня його застосування, якщо працівник заслужив це сумлінним виконанням  обов’язків та зразковою поведінкою.

Безпосередній керівник може звернутися до керівника вищого рівня, що застосував дисциплінарне стягнення до працівникам клопотанням про зняття стягнення, не раніше ніж через три місяці від дня його застосування, якщо працівник заслужив це сумлінним виконанням обов’язків та зразковою поведінкою.

Зняття стягнення оголошується відповідним розпорядчим документом.

7.10. Звільнення, як вид дисциплінарного стягнення, застосовується при систематичному невиконанні працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором та Правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до цієї особи раніше застосовувались заходи дисциплінарного або громадського впливу, а також прогул без поважної причини.

7.11. Дисциплінарне стягнення може бути оскаржене працівником у порядку, встановленому чинним законодавством.

Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщуються на дошках оголошень у вестибюлях корпусів №1 та № 2 державного архіву.

 

 


Друк   E-mail