Структурні підрозділи Державного архіву Полтавської області

 

СТРУКТУРНІ ПІДРОЗДІЛИ

ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Відділ зберігання та обліку документів

Начальник відділуЧередник Людмила Іванівна.

Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:

забезпечує постійне зберігання, охорону документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до державного архіву державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території області (міста); документів особового походження; службових видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв; документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону; страхового фонду копій унікальних документів, копій документів з історії  області (міста), що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках; облікових документів державного архіву та архівних довідників, а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву;

створює страхові копії та копії фонду користування документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

проводить обов’язковий державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу, здійснення контролю за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться;

організовує роботи щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів та їх страхування;

здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівними установами, у порядку, встановленому законодавством;

надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування;

здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівів низової ланки, трудових архівів та приватних архівів з питань забезпечення збереженості, обліку документів;

Відділ формування НАФ  та діловодства

Начальник відділу Голяк Ольга Іванівна.

Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:

проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, веде їх реєстр;

організовує роботи, пов’язані  з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

веде облік юридичних осіб та фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву, на підставі затверджених списків;

готує та подає на затвердження списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву;

проводить роботи, спрямовані на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області (міста);

приймає на прохання юридичних і фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

здійснює контроль за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, реалізує переважне право держави на придбання профільних документів Національного архівного фонду в разі їх продажу, готує звернення до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;

перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;

здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівів низової ланки, трудових архівів та приватних архівів з питань формування Національного архівного фонду та організації діловодства;

організовує проведення навчань працівників діловодних, архівних служб та експертних комісій підприємств, установ, організацій всіх форм власності.

Відділ інформації та використання документів

Заступник директора-начальник відділуПустовіт Тарас Павлович.

Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:

розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;

забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірні відомості про особу на вимогу фізичних осіб долучає до архівних документів письмового обґрунтоване спростування чи додаткові відомості про особу;

забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб;

публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи;

здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівів низової ланки, трудових архівів та приватних архівів з питань використання відомостей, які містяться в архівних документах;

забезпечує технічний захист інформації у державному архіві.

Відділ науково-довідкового апарату

Заступник директора-начальник відділуБондаренко Марія Іванівна

Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:

створює науково-довідковий апарат;

забезпечує постійну реставрацію, консервацію документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до державного архіву державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території області (міста);

створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації;

готує нормативно-методичні документи з питань створення науково-довідкового апарату;

здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результатів, поширення науково-технічної інформації з архівної справи та діловодства;

консультує працівників архівів низової ланки, трудових архівів, архівних підрозділів установ, підприємств, організацій з профільних відділу питань;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду.

Відділ організаційної та кадрової роботи

Начальник відділу -  Бігдан Олена Анатоліївна.

Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:

розробляє основні  напрямки розвитку архівної справи в області та організовує планування діяльності архівних установ області;

контролює хід реалізації планів розвитку архівної справи, проводить централізований облік і аналіз виконання планових завдань;

забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, у тому числі скасування рішення про віднесення інформації до державної або іншої таємниці;

подає обласній державній адміністрації пропозицій щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території (району, міста), та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів);

вживає заходи для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ;

готує нормативно-методичні документи з питань організації архівної справи, формування, забезпечення збереженості та використання документів НАФ в архівах низової ланки; здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівів низової ланки, трудових архівів та приватних архівів та виконанням планів розвитку архівної справи за всіма напрямами;

організовує роботу колегії державного архіву та забезпечує документальне оформлення її діяльності; контролює виконання рішень колегії, впроваджених наказами директора державного архіву;

здійснює контроль за виконанням доручень органів вищого рівня, доручень керівництва, даних на апаратних нарадах, наказів директора державного архіву; 

реалізує державну політику у сфері державної служби та з питань управління персоналом, здійснює та організовує роботу з кадрового менеджменту;

забезпечує ведення кадрового діловодства та підготовку статистичної звітності;

у межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури державного архіву та штатного розпису, контролює розроблення посадових інструкцій;

організаційно забезпечує діяльність керівництва державного архіву;

складає плани проведення апаратних нарад у директора, оформлює протоколи;

забезпечує організацію особистого прийому громадян керівництвом державного архіву;

організовує своєчасну передачу до Довідково-інформаційного фонду Галузевої служби науково-технічної інформації примірників підготовлених нормативно-методичних та інформаційно-аналітичних документів;

забезпечує технічне наповнення веб-сайту державного архіву інформацією, передавання та отримання електронних документів;

консультує працівників архівів низової ланки, трудових архівів, архівних підрозділів установ, підприємств, організацій з профільних відділу питань;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду.

Відділ бухгалтерського обліку та господарського забезпечення

Начальник відділуМисяк Лариса Миколаївна.

Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:

забезпечує ефективне та економічне використання бюджетних асигнувань, матеріальних та трудових ресурсів, виявлення та мобілізація внутрішніх резервів;

організовує матеріально-технічне забезпечення діяльності та інженерно-технічне обслуговування виробничого і технологічного обладнання архіву.

Відділ відомчих архівів, комплектування та експертизи  цінності документів, що утримується за рахунок спецкоштів

Завідувач відділу  - Герез Світлана Олександрівна

 


Друк   E-mail